Cómo crear un plan de comunicación para tu empresa saludable: Guía práctica

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La comunicación es esencial en todos los ámbitos de nuestra vida y nos permite relacionarnos con nuestra familia y amigos. ¿Y en el ámbito laboral?, también lo es, no solo para relacionarnos entre compañeros si no, que es la propia empresa la que tienen que fomentar un entorno de confianza y propiciar una comunicación efectiva tanto ascendente como descendente.

Si mantienes una comunicación interna efectiva en tu empresa se impulsa la eficacia de los procesos que ejecutan los trabajadores, mejorando su motivación y aumentando sus niveles de productividad. Paralelamente, los trabajadores se sienten totalmente involucrados en el proyecto de empresa porque se les demuestra constantemente, a través de la comunicación, que son una pieza clave de la empresa. Estas características son propias de Empresa Saludable: el trabajador situado en el centro de todos los procesos.

Ante estos beneficios suena más que rentable invertir en tiempo y recursos para crear una comunicación eficiente y evitar que se generen confusiones, suposiciones, rumores, malentendidos… que al fin al cabo distorsionan el mensaje que la empresa quiere proyectar, lo que conlleva, en la mayoría de los casos, bajo nivel de compromiso y finalmente la fuga de talentos.

“La comunicación de tu proyecto de Empresa Saludable es la base del éxito”

¿Cómo generar una comunicación efectiva en tu organización?

La comunicación debe ser diseñada siempre a medida, porque cada organización presenta una realidad diferente, debe ajustarse a la evolución de tu empresa y teniendo presente el tamaño, los medios y los recursos disponibles, además de mejorar según vayan surgiendo las necesidades reales en todo el proceso de comunicación.

Y sobre todo ….el plan debe ser transversal a tu organización y disponer del soporte necesario para llegar a todos los trabajadores.

Un plan de comunicación es efectivo si dispone de los canales de comunicación adecuados que dejan fluir la comunicación de una manera natural, trasmitiendo un mensaje que enriquece y mantiene alineados a los receptores evitando que se propaguen mensajes distorsionados o malentendidos. En un proyecto de Empresa Saludable es imprescindible que los mensajes sean claros, concisos y lanzados en el momento oportuno para evitar generar frustración en el trabajador.

Diseña tu plan de comunicación

A continuación, te presentamos unas pautas básicas para desarrollar con eficiencia tu plan de comunicación de Empresa Saludable:

  • Identifica cual es tu punto de partida: analiza cómo es la comunicación entre compañeros y con mandos intermedios y superiores. En muchas ocasiones, si el mando intermedio no genera un clima de confianza y NO trasmite el mensaje de la forma adecuada, consigue distanciar a los empleados disminuyendo el compromiso del trabajador hacia la empresa.

En definitiva, debes analizar la cultura de comunicación que se ha realizado hasta el momento, a través de la observación, investigación, entrevistas a diferentes departamentos…cualquier técnica es válida si te reporta la información que necesitas.

  • Conoce tu organización: es de vital importancia conocer la diversidad existente en la compañía para adaptar el mensaje. Descubre que diferencias geográficas, generacionales o culturales existen y adapta tu mensaje. Es imprescindible que identifiques el público objetivo, ya que este te determinará cual debe ser el tono de la comunicación y los canales más oportunos.

En definitiva…¡habla el lenguaje de tus empleados!

  • Define objetivos: en esta fase debes ser capaz de responder las siguientes preguntas ¿Qué se quiere conseguir? ¿Cuánto se quiere conseguir?¿Cómo lo vamos a hacer? (si es o no alcanzable).

¿Con qué medios los vamos a conseguir? (si es o no realista) y ¿Cuándo lo vamos a finalizar?

Es verdad que es importante que seas ambicioso, sin embargo, en cuanto a los objetivos debes ser extremadamente realista con los recursos con los que cuentas porque es la única manera de lograr los resultados esperados.

Y recuerda que un objetivo está correctamente plantado, si está alineado con la metodología “SMART” siglas de las palabras en inglés “Specific”, “Measurable”, “Attainable”, “Realistic” y “Time”:

  • Plan de acción: es la guía de actuación que define detalladamente cada una de las acciones a realizar para conseguir los objetivos planteados. En cada acción se debe detallar los recursos necesarios (económicos y humanos), el plazo y los responsables. Algunos ejemplos de acciones son: reuniones, campañas comunicativas, diseño de newsletter, vídeos…

Siguiendo los pasos de esta etapa conseguirás desarrollar el cronograma a seguir de tu plan de comunicación.

  • Utiliza los mismos canales de comunicación: es necesario que identifiques cuáles serán los canales o vías de comunicación que usaras para el proyecto de Empresa Saludable, y que los des a conocer a todos los miembros de la organización, de esta manera el receptor los identificará claramente en el proceso de comunicación.

No olvides estos consejos…

  • Fomenta la escucha activa: la escucha activa es una habilidad complicada de dominar, pero se puede adquirir practicando. Es necesario, que fomentes esta habilidad ¿y cómo?, a través del ejemplo de mandos intermedios y superiores. El uso de esta habilidad fomenta la empatía y genera un clima de confianza mutua entre trabajadores, permitiendo la trasparencia en la comunicación.
  • Mantén la calma: ante mensajes distorsionados, malentendidos rumorología…lo mejor es mantener la calma sin perder los papeles y reenfocar de nuevo el mensaje sin buscar culpables.
  • Comunica con trasparencia: intenta comunicar a través de la verdad sin ocultar información para crear un clima de confianza donde los trabajadores sientan que de verdad puedan expresarse sin ser juzgados.

“Crea un clima de confianza a través de la escucha activa”

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